Wie man Meetings effektiv gestaltet

Wie würden Sie Ihre Meetings mit den Spielern bewerten? Läuft es gut? Oder könnte es besser laufen? Sicher könnte es besser laufen, denn wer kann schon Meetings leiten, die nicht nur gut laufen sondern auch effizient sind? Sehr wenige! Hier sind eine Handvoll Vorschläge, wie Sie Ihre Meetings verbessern können.

Räumlichkeiten

Sie kennen sicher die Geschichte von dem englischen König Arthur und den Rittern des rundes Tisches. Sie saßen im Kreis, wenn sie sich trafen. Der Kreis symbolisiert Einigkeit und Gleichheit. Alle, Sie auch, sitzen in einem Boot, sozusagen. So sollten Sie Ihre Räumlichkeiten auch gestalten. Wenn der Raum, in dem Sie Ihre Meetings haben, nicht groß genug für einen runden Tisch ist, formen Sie ein Quadrat oder arrangieren Sie die Tische in ein großes U. Sie und die Spieler setzen sich dann irgendwo hin, einmal hier, einmal dort.

  • Auf keinen Fall sollten Sie die Stühle und Tische in ein schmales U formieren, wobei Sie an der Spitze, im Powersitz sitzen. Dann ist die Einheit und der Teamgeist gleich dahin.

  • Wenn der Raum groß ist, sollten sie auch fünf runde kleinere Tische aufstellen, so dass an jedem Tisch fünf bis sieben Spieler sitzen können. Diese können Sie dann zur Gruppenarbeit benutzen.

  • Der Raum sollte auch eine große Tafel und Flipcharts enthalten, eine für jeden Tisch.

Eigenschaften von effektiven Meetings

  • Die Atmosphäre ist informell, bequem und entspannt - aber nicht langweilig.

  • Es wird viel diskutiert und fast jeder Spieler ist an diesen Diskussionen beteiligt, ohne vom Thema abzuweichen.

  • Jeder kennt und akzeptiert die Ziele und Aufgaben des Meetings. Durch freie Diskussion werden diese so formuliert, dass alle Spieler mit ihnen übereinstimmen können.

  • Spieler hören aufeinander. Jede Idee wird gehört. Keiner fühlt sich lächerlich, wenn er einmal einen kreativen, aber nicht ganz zutreffenden Gedanken ausspricht.

  • Es herrscht generell Übereinstimmung. Aber die Spieler akzeptieren auch Meinungsverschiedenheiten. Widersprüche werden nicht unterdrückt oder sofort also wertlos zurückgewiesen. Die Spieler können auch mit ungelösten Meinungsverschiedenheiten leben.

  • Die meisten Entscheidungen werden durch Konsens getroffen, das heißt, ein jeder kann eine Sache im allgemeinen befürworten. Es wird aber nicht abgestimmt. Eine einfache Stimmenmehrheit wird nicht akzeptiert. Die Spieler sagen, was sie zu sagen haben und erlauben es nicht, dass ein scheinbarer Konsens Meinungsverschiedenheiten verdeckt.

  • Es wird häufig und offen kritisiert. Aber die Spieler nehmen die Kritik nicht zu Herzen, denn sie ist konstruktiv und nicht persönlich.

  • Die Spieler sagen, was sie fühlen und denken. Das betrifft die Sache und den Prozess.

  • Wenn Action geplant wird, bekommt jeder Spieler seine klaren Aufgaben, die er auch akzeptiert.

  • Sie können der Vorsitzende der Meetings sein. Sie sollten die Mannschaft aber nicht dominieren, indem Sie dauernd reden und den Spielern Ihre Meinung aufdrängen. Es wäre besser, wenn die Leitung der Meetings oft wechseln würde.

  • Der Inhalt der Meetings sollte mit Outsidern nicht besprochen werden.

Vor dem Meeting

  • Bereiten Sie eine Agenda vor. Darauf steht, was Sie in dem Meeting bewerkstelligen wollen: der Zweck des Meetings, welche Vorbereitungen nötig sind, eine Liste von Themen, die zu behandeln sind, Zeit und Ort des Meetings und wann das Meeting beendet wird.

  • Fragen Sie die Spieler (durch einen Fragebogen), ob sie besondere Themen haben, die während des nächsten Meetings angesprochen werden sollten. Konsultieren Sie mit diesen Spielern, damit sie (nicht Sie) die Besprechung dieses Themas selbst leiten.

  • Die Agenda sollte einen Tag vor dem Meeting ausgehändigt werden, damit die Spieler sich, wenn nötig, vorbereiten können.

Während des Meetings

  • Das Meeting sollte pünktlich beginnen und enden.

  • Zusammen mit den Spielern teilen Sie jedem Thema Diskussionsminuten zu. Einer der Spieler kann dafür verantwortlich sein, dass die Zeit für die Themen nicht überschritten wird.

  • Die Diskussion sollte den Fokus nicht verlieren. Ernennen Sie einen Spieler, der darauf aufpasst.

  • Alle Spieler sollten an den Diskussionen teilnehmen. So werden alle Ideen gehört.

  • Seien Sie selbst aktiv oder passiv - wie angebracht.

  • Fördern Sie Meinungsverschiedenheiten, insbesondere, wenn die Schwächen der Mannschaft adressiert werden.

  • Vermeiden Sie Persönlichkeitskonflikte. Dulden Sie keine persönlichen Attacken. Dulden Sie auch nicht, dass einige die Diskussion dominieren.

  • Hören Sie gut zu.
    (sehen Sie bitte auch Wie kann man besser zuhören, wenn man den Anderen nicht versteht? )

  • Beenden Sie das Meeting rechtzeitig. Führen Sie noch einmal auf, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer was zu tun hat.

Nach dem Meeting

  • Das Protokoll des Meetings sollte so schnell wie möglich aufgesetzt und verteilt werden. So haben es die Spieler schriftlich, welche Entscheidungen getroffen wurden.

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